2 november 2009

Functieomschrijvingen

{tab=bestuur}

Het bestuur van de groepsvereniging (groepsbestuur) scouting Don Bosco Ursem is verantwoordelijk voor de volgende taken:

1. Het onderhouden van het contact met externe partijen zoals b.v. de gemeente
2. Het beheren van de bezittingen van de vereniging zoals het gebouw, terrein, inventaris en spaarsaldi.
3. Het ondersteunen van de leiding welke de diverse sport-, spel- en kennisactiviteiten uitvoeren onder de vlag van de vereniging

Het groepsbestuur legt minimaal twee maal per jaar verantwoording af (decharcé) aan de groepsraad. De groepsraad bestaat uit ouders, leden vanaf 17jr, en kaderleden (leiding- en bestuursleden). Overige volwassenen kunnen deelnemen aan de groepsraad zolang zij een relatie hebben met scouting Don Bosco Ursem.

{tab=voorzitter}

Functienaam: voorzitter groepsvereniging

Taakomschrijving:

• Eindverantwoordelijk voor het algemene beleid.
• Is de voorzitter van de vergaderingen, waaronder de groepsraad.
• Is contactpersoon naar gemeente en overige externe partijen.
• Stelt in samenwerking met de secretaris de agenda van de vergaderingen op.
• Is in samenwerking met het bestuur verantwoordelijk voor PR.
• Coach, initiator en motivator naar de bestuurs- en kaderleden.
• Zorgt in samenwerking met de speltakbegeleider en overige 
  kaderleden voor het beleid rondom sport- spel- en kennisactiviteiten

Tijdsbesteding:

• 8 tot 12 keer per jaar vergadering van ongeveer 2,5 uur elk.
• Regelmatig contact met bestuurs- en kaderleden.

Opmerking: 
Indien de functie groepsbegeleider is vervuld zal deze het leidingoverleg voorzitten. 
Dit betekent dat 4 tot 6 vergaderingen per jaar van de voorzitter naar de groepsbegeleider verschuiven.

{tab=secretaris}

Functienaam: secretaris groepsverening
Taakomschrijving:

• Eindverantwoordelijk voor de ledenadministratie.
• Ontvangt en distribueert inkomende en uitgaande post. Zowel reguliere als ook digitale post.
• Stelt in overleg met de voorzitter de agenda op.
• Schrijft zelf of coördineert de realisatie van de notulen.
• Algemene secretariële ondersteuning van het groepsbestuur.

Tijdsbesteding:

• 4 tot 6 keer per jaar vergadering van ongeveer 2,5 uur elk.
• 4 uur ledenadministratie per jaar.
• 1 uur per maand voor wat betreft de distributie van de reguliere en digitale post.
• Regelmatig contact met bestuurs- en kaderleden van de Vereniging scouting Ursem.

{tab=penningmeester}

Functienaam: penningmeester groepsvereniging
Taakomschrijving:

• Eindverantwoordelijk voor het financieel beleid van de scoutinggroep.
• Het uitvoeren van en het toezicht houden op het financieel beleid van 
  bestuurs- kader- en ledenactiviteiten.
• Uitvoeren van of toezicht houden op de financiële administratie van de scoutinggroep.
• Verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening.
• Verantwoordelijk voor het innen van de contributie en de administratie hiervan.
• Verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies.
• Contactpersoon naar bank, verzekeringsmaatschappij, gemeente, 
  scouting Nederland en overige voor wat betreft financiële zaken.

Tijdsbesteding:

• 6 tot 8 keer per jaar vergadering per jaar van ongeveer 2,5 uur elk.
• 4 uur contributieadministratie per jaar.
• 6 uur financiele administratie per jaar.
• 4 uur bancaire zaken per jaar.
• Regelmatig contact met bestuurs- en kaderleden van scouting Don Bosco Ursem.

{tab=bestuurslid}

Functienaam: algemeen bestuurslid groepsvereniging
Taakomschrijving:

Algemene taken rondom organisatie Scouting Don Bosco Ursem b.v.

• zitting in de activiteitencommissie.
• redacteur/PR in samenwerking met de voorzitter en secretaris
• coördinator Jantje beton
• coördinator scouting loterij
• coördinator verhuur gebouw
• coördinator schoonmaakrooster
• overige algemene zaken

Tijdsbesteding:

• 4 tot 6 keer per jaar vergadering per jaar van ongeveer 2,5 uur elk.
• Afhankelijk van aantal ingevulde posities van algemeen bestuurslid
• 1 uur per maand een taak.
• Regelmatig contact met bestuurs- en kaderleden van de vereniging.

Opmerking: 
Meerdere posities beschikbaar bij zowel het stichtingsbestuur als ook het groepsbestuur.
-Functie kan gecombineerd worden met zitting in beide besturen.

{tab=speltakbegeleider}

Functienaam: Speltakbegeleiding / vertrouwenspersoon

Taakomschrijving:

• Eindverantwoordelijk voor de diverse sport- , spel- en kennisactiviteiten van de verschillende speltakken binnen scouting Don Bosco Ursem.
• Is de voorzitter van de vergaderingen van het groepsbestuur.
• Coach, initiator en motivator naar alle kaderleden van de scouting Don Bosco Ursem.
• Is in samenwerking met de kaderleden de contactpersoon voor en naar de ouders.
  
  Overige taken van de groepsbegeleider zijn:
• opvang en begeleiden van nieuwe teamleden
• stimuleren van de samenwerking binnen het leidingteam
• bevorderen van de kwaliteit van de leiding
• bemiddelen bij meningsverschillen
• meewerken aan de groepstraining van de staf
• de leiding met raad en daad ter zijde staan.
• vertrouwenspersoon voor leden en kaderleden.

Tijdsbesteding:

• 8 tot 12 keer per jaar vergadering van ongeveer 2,5 uur elk.
• ongeveer 2 uur per maand voor begeleiding.
• Regelmatig contact met bestuurs- en kaderleden

Opmerking:
Gezien de noodzaak tot scoutingervaring is ervaring als scoutingleidinggevende zeer gewenst om in aanmerking te komen voor deze functie.

{tab=overige}

Functienaam: Gebouw- en terreinbeheer 
Taakomschrijving:

• coördinator van klusmomenten of klusdagen waarbij lichte onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd. Afhankelijk van het type klus kan dit met behulp van ouders en/of leiding worden uitgevoerd. Het betreft algemeen voorkomende klussen met uitzondering van snoeien van de wilgenbomen en het maaien van het grasveld. Dit wordt namelijk uitgevoerd door de gemeente.

Tijdsbesteding:

• ongeveer 1 uur per maand.

Opmerking: 
Kan door meerdere personen worden vervuld.

Functienaam: Kas-commissie
Taakomschrijving

• Controleren van de jaarrekening nadat deze door de penningmeester is opgemaakt.

Tijdsbesteding:

• ongeveer 5 uur per jaar

Functienaam: Webeditor
Taakomschrijving

• Beheer van de website van Scouting Ursem.

Tijdsbesteding:

• ongeveer 1 a 2 uur per week

Opmerking:
Is reeds vervuld

Diverse: Assisteren op het kamp van uw kind
Vervoer met de auto tijdens activiteiten
Etc.